Inovações implementadas pela TI permitiram multiplicar as reuniões da Diretoria, com efeitos positivos sobre a gestão.

Os diretores da SBC passaram a se reunir com mais frequência, apesar de residirem em diferentes estados. Há reuniões sistemáticas semanais e às vezes mais frequentes entre membros da Diretoria e gerentes da SBC de São Paulo e do Rio de Janeiro, em reuniões virtuais, graças ao sistema de videoconferência implantado. “Esses encontros sem o deslocamento físico dos participantes deram maior agilidade à SBC e representam grande economia em passagens aéreas, hospedagem e principalmente tempo”, afirma o diretor financeiro Jacob Atié, que fez um levantamento a respeito.

“Para chegar ao sistema atual de videoconferência, a SBC, que sempre teve uma área de Tecnologia da Informação muito desenvolvida, teve que inovar”, diz o gerente Orlando Castro. Ele lembra que a implantação do sistema já constava da plataforma eleitoral da atual Diretoria e, além das salas de reuniões para até quinze pessoas nas sedes do Rio e de São Paulo, foram instalados equipamentos de videoconferência também na sala do presidente, na Unifesp, em São Paulo, e no do vice-presidente, em Pernambuco.

Reuniões semanais Implantado o sistema, os diretores passaram a se reunir virtualmente a cada semana. E, como é frequente a necessidade de informações e participação de algum diretor de Departamento ou assessor, outra ferramenta permite que, a convite por e-mail que inclui um link especial, uma pessoa de qualquer ponto do país ou do exterior possa participar de um segmento da reunião para o qual tem subsídios a oferecer.

Jacob Atié diz que o sistema é tão robusto que, de uma Universidade americana, por exemplo, um médico pode enviar em tempo real uma apresentação em Power Point para os integrantes da CECon. Os membros da Comissão puderam, assim, analisar o material e discutir a oportunidade de incluir a apresentação na programação científica do Congresso de Curitiba.

Ainda segundo Orlando Castro, a experiência de sucesso da SBC confirma o adágio norteamericano, segundo o qual “a grande concorrente das empresas aéreas é hoje a videoconferência”, que economiza tempo de voo, hotel, desgaste no trânsito, estresse e, sobretudo, agiliza as decisões.

Fonte: Jornal SBC 154 · Maio · 2015